ارتباط موثر
ارتباطات
مهارت در ایجاد رابطه مناسب با دیگران بر توانایی‌ها و اعتماد به نفس ما می‌افزاید. استعداد و دست آوردهایمان را می‌نمایاند و احترام و قدردانی دیگران را جلب می‌کند.
اهمیت ارتباطات
ریشه بسیاری از مشکلات فردی، سازمانی، اجتماعی را می‌توان در کمبود ارتباطات موثر، نقش سیستم ارتباطی یا به طور کلی سوء تعبیر و تفسیرهای ارتباطی جستجو کرد. مهارت ارتباطی خوب به ما کمک می‌کند روابط سالم و رضایت بخشی را با دیگران داشته باشیم. از طرف دیگر مهارت‌های ارتباطی ضعیف می‌تواند به گونه‌ای باشد که به سوءتفاهمات و احساسات منفی منجر شود. مهارت برقراری ارتباط یکی از پیش بینی کننده‌های سلامت است.
انواع ارتباط
ارتباط گفتاری:
در این روش، شخصی که مورد خطاب قرار می‌گیرد به سرعت از پیام ارسال شده آگاه می‌شود و سرعت، لحن، صدا، حالت، حرکت بدن و خطوط چهره به طور جدی واکنش‌های افراد را تحت تاثیر قرار می‌دهند.
1. صحبت‌های غیررسمی: این گونه صحبت‌ها هنوز هم اساسی‌ترین شیوه‌های برقراری ارتباط هستند.
2. قرار ملاقات: برای ارزیابی منظم و مرور و بررسی جلسات کار، مناسب است.
3. ارتباط تلفنی: برای کنترل‌های فوری، انتقال یا اخذ اطلاعات، تذکر یا اطلاع رسانی به کار می‌رود.
ارتباطات نوشتاری
1. یادداشت‌های درون سازمانی: برای ثبت غیررسمی سوالات یا پاسخ‌ها به کار می‌رود. این یادداشت‌ها هنگامی که قرار است چندین نفر پیام طولانی را دریافت کنند یا پیام حاوی نکاتی متعدد یا پیچیده‌ای است، می‌تواند مفید واقع شوند.
2. نامه‌ها: معمولا به افراد نوشته می‌شوند، بیشتر از یادداشت رسمیت دارد و برای اطلاعات اداری، ثبت بیانیه‌های رسمی، ارتباطات طولانی و مخاطبی که در دسترس است، مفید است.
3. گزارش‌ها: از گزارش‌ها برای انتقال اطلاعات، تحلیل‌ها و پیشنهاد به مدیران و همکاران استفاده می‌شود.
4. گردهمایی غیر رسمی کارکنان: این نوع گردهمایی‌ها فرصتی مناسب برای رد و بدل شدن اطلاعات مفید و مورد علاقه عموم و تحقق یکپارچگی گروه است.
5. کنفرانس‌های برنامه ریزی شده: نوعی فعالیت تقریبا رسمی تلقی می‌شود.
6. گردهمایی گروهی: این نوع جمع شدن گروه کثیری از کارکنان یا مدیران که به خاطر موضوعاتی مانند تولید محصولی جدید، اخذ تصمیمات اضطراری در مواقع بحرانی، معرفی کارکنان کلیدی و یا سیاست‌های جدید صورت می‌گیرد.
7. اطلاعیه‌های تابلوی اعلانات: برای اعلام پیام‌های طولانی یا رسمی در مورد خط مش‌های جدید، مناسب است.
8. پوستر، نمایش و نمایشگاه: این ابزارها می‌توانند به جلب توجه کارکنان از راه دیدن کمک کنند.
9. وسایل سمعی و بصری: فیلم، اسلاید، نوار ویدیو، نوار صوتی و دیگر وسایل بصری دارای ارزش‌های بالقوه بوده و می‌توانند به صورت موثر استفاده شود.
شیوه‌های افزایش ارتباط خود با دیگران
1. صریح و صادق بودن
سعی کنیم در روابط خود با دیگران صریح و صادق باشیم. در گفته‌های خود صریح و صمیمی باشیم و از هر نوع ابهامی اجتناب کنیم، چون اگر منظور خود را با صراحت بیان نکنیم، طرف مقابل ما اشتباه می‌کند و به حدس و گمان متوسل می‌شود و از واقعیت دور می‌گردد.
2. احساسات خود را بیان کردن
با احساس خود رو راست باشیم، سعی کنیم مشکلات زندگی و احساساتی را که داریم با همسر و شریک و با طرف مقابل خود در میان بگذاریم. حتی اگر گمان کنیم که باعث ناراحتی آن‌ها می‌شود. اگر می‌خواهیم با طرف مقابل خود ارتباط معقول و منطقی بر پایه تفاهم داشته باشیم، بهترین روش صداقت و هم دلی است.
3. زمینه و نکات مشابه را بیابیم
در جستجوی زمینه‌های مشترک باشیم، سعی کنیم در ارتباطمان بیشتر نکات مشترک و مشابه را بیابیم. اهداف و نیازها و نگرانی‌ها را از نظر شخص مقابلمان نگاه کنیم. برای درک شرایط طرف مقابل، باید شرایط را از دید و نظر او ببینیم و با پرس و جو، از اموری که باعث نگرانی او شده، شرایط را بهبود بخشیم.
4. همدلی و همدردی کردن
سعی کنیم با شخص احساس مشترک داشته باشیم، شادی و غم آن‌ها را شادی و غم خود به حساب آوریم.
5. شنونده خوبی بودن
شنونده خوبی باشیم و گوش کردن را یاد بگیریم. گوش کردن به سخن و کلام دیگری موجب می‌شود تا او با آرامش، احساسات خود را با ما در میان بگذارد و نظرات ما را بپذیرد.
6.روحیه افراد را شناختن و تقلید از آن‌ها
برای این کار باید به دقت به افراد نگاه کنیم و به سخنان آن‌ها به دقت گوش کنیم و ببینیم از چه نوع کلماتی استفاده می‌کنند، آن گاه با استفاده از همان نوع واژه‌ها و لحن کلام، حالات و حرکات چشم به گونه‌ای که مطابق میل آن‌ها باشد، با آن‌ها ارتباط برقرار کنیم.
7. در نظر گرفتن شخصیت افراد
باید ببینیم طرف مقابل ما چه شخصیتی دارد، برون گرا است یا درون گرا. برای ایجاد رابطه صمیمی با درون گرا باید ببینیم چه ایده‌ها و ارزش‌هایی برای آن‌ها اهمیت دارد و آن گاه بکوشیم تا با توجه به چارچوب‌های ذهنیشان با آن‌ها رفتار و صحبت کنیم و بالعکس برای هم دلی با برون گرایان به آن‌ها نشان دهیم که آن چه می‌گویند و عمل می‌کنند با اندیشه و رفتار مردم هماهنگ است.
8. تقویت نمودن عزت نفس
برای تقویت عزت نفس خود باید با تفکر در ژرفای وجودمان، از دنیای پیچیده درون خود آگاه شویم، به کاستی‌هایمان پی ببریم، جهت گیری‌هایمان را در قبال رویدادهای مردم و شرایط گوناگون بشناسیم و به فکر اصلاحشان باشیم و با افزایش ارزشی که برای خودمان قائل هستیم، حق انتخابمان چند برابر می‌شود و ارتباطمان با دیگران به نحو چشمگیری بهبود می‌یابد.
9. محترم شمردن احساس طرف مقابل
همواره رفتاری احترام آمیز داشته باشیم و احساس طرف مقابلمان را محترم بشماریم، کوچک کردن همدیگر به خصوص در حضور دیگران در مناسبات و روابط تاثیر منفی دارد، رفتار توام با ظرافت و ملایمت بسیار با ارزش است.
10. سکوت نمودن
سکوت، پیامی اعجازگر و یکی از جنبه‌های مهم ارتباط است. سکوت می‌تواند در مناسبات انسان، عشق، خشنودی و تفاهم ایجاد کند.
11. در موعظه زیاده روی نکنیم
گفته‌های ما نباید موعظه گرانه و سرد باشد. موعظه‌های بی مورد باعث تخریب روابط می‌شود. ما باید سعی کنیم حد اعتدال را نگاه داریم و برای خودمان ارزش قائل شویم و جایی که از ما نظر می‌خواهند، نظر بدهیم.
12. موقعیت شناس بودن
یادبگیریم که چه وقت شوخی کنیم و چه وقت جدی باشیم. هیچ گاه طرف مقابلمان را مسخره نکنیم. جملات و کلماتی را که بار اخلاقی و فرهنگی مناسبی ندارند، به کار نبریم. در زمان‌های مناسب شوخی کنیم.
13. محترمانه مخالفت کنیم
یادبگیریم که چگونه بدون بحث و جدل‌های مخرب، مخالفت خود را نشان دهیم. مخالفت‌ها اغلب با صدای بلند و فریاد مطرح می‌شوند. بحث و جدل‌ها تا حدودی تحت تاثیر گرایشات و خلق و خوی افراد می‌باشند.
برخی از ما بر غرور و خودپسندی خود غلبه می‌کنیم و در نتیجه با حفظ احترام دیگران، روابط موفق تری داریم. بهترین راه شکست افرادی که سعی در مشوش و عصبانی کردن دارند، حفظ آرامش است، آرام بودن همیشه سازنده است.
14. یکی بودن قول و عمل
سعی کنیم قول و عملمان یکی باشد. هنگامی‌که خودمان برای گفته‌های خود ارزش قائل نیستیم، چه انتظاری از دیگران داریم. هنگامی‌که ما قول می‌دهیم کاری را انجام دهیم سعی کنیم آن را به مرحله عمل برسانیم.
اصول برقراری ارتباط
بهترین راه برخورد با مقاومت افراد:
• اعتراض را بپذیرید و از آن در جهت مناسب استفاده کنید.
• به احساسات طرف مقابل احترام بگذارید.
• می‌توانید با کنجکاوی و نشان دادن علاقه مخاطب خود را در شرایطی قرار دهید که در اعتراض و مخالفت خود تجدید نظر کرده و مخالفتش را پس بگیرد.
• تحقیق کنید که چه اقدامی می‌تواند مخاطب شما را متقاعد کند.
کلیدهای طلایی برای گسترش ارتباطات
1. پیش قدم باشید:
سعی کنید در ارتباط با دیگران پیش قدم باشید. اگر بخواهید منتظر آن بمانید که دیگران جلو بیایند و آغازگر دوستی و ارتباط باشند، شاید هیچ گاه ارتباطی برقرار نشود.
2. با بهترین‌ها همراه شوید:
از میان افراد مورد نظر برای دوستی و مراوده، بهترین‌ها را انتخاب کنید.
3. با برنامه باشید:
در ارتباط خود، برنامه داشته باشید. این طور نباشد که زمانی با یک فرد، هفت روز هفته را ارتباط داشته باشید و زمانی دیگر اصلا او را در طی یک ماه نبینید.
4. ارتباط را قطع نکنید:
نگذارید دیگران فراموش‌تان بکند و شما هم دیگران را فراموش نکنید.
5. معرفی کنید:
به هر طریق ممکن توانایی‌های خودتان را به اطرافیان نشان دهید. شما باید به دیگران نشان دهید که در زمینه‌هایی متخصص هستید و از موقعیت علمی و اجتماعی خوبی بهره می‌برید، زیرا این مسئله باعث می‌شود دوستداران بیشتری پیدا کنید.
6. مشکل گشا باشید:
اگر شما مشکل کسی را حل کنید پیوند خود را با او مستحکم‌تر کرده‌اید، پس طبیعی است که مشکل گشایی در گسترش ارتباطات شما را یاری می‌کند.
7. سپاسگزار باشید:
در ازای محبت و خوبی دیگران باید تشکر و قدردانی کرد، چون اگر کسی تشکر نکند یعنی محبت دیگران را درک نمی‌کند.
8. تفاوت‌ها را بپذیرید:
انسان‌ها متفاوت هستند و باید با هرکدام به نوعی کنار آمد یعنی یک دستور و روش را نمی‌توان درباره تمام آن‌ها به کار بست و با همه به یک طریق رفتار کرد.
9. محدوده هر کس را بشناسید:
هر شخصی حوزه مغناطیسی مخصوص دارد و که در آن میدان به آسانی می‌توان او را جذب کرد. پس با هر فردی باید در محیط و حوزه مخصوص به خودش روبه رو شد.
تهیه کننده: خانم سعادت
منبع: آداب پذیرایی و تشریفات
نویسنده:علی برزآبادی فراهانی
